Gegevens op de factuur

Vermeld op de factuur:

• Een referentienummer:
  UvA-kostenplaats, of
  UvA-WBS-element, of
  UvA-ordernummer

• De naam van de contactpersoon: meestal de UvA-medewerker die de bestelling plaatst of de opdracht geeft.

• Onderstaand adres (alleen voor factuur, niet voor aflevering):
  Universiteit van Amsterdam
  t.a.v. Crediteurenadministratie
  Postbus 49
  1000 AA Amsterdam

• Je BSN en geboortedatum (alleen als je een eenmanszaak hebt, in Nederland woont en geen btw in rekening brengt, bijvoorbeeld doordat je onder de Kleineondernemersregeling valt of vrijgesteld bent van btw). 

Je factuur moet verder voldoen aan de wettelijke eisen zoals vermeld bij de Belastingdienst.  
 

Indienen van de factuur

Sinds eind 2024 zijn wij overgestapt op een nieuw bestelsysteem via SAP. Wij werken daarom bij grote voorkeur samen met leveranciers via het SAP Business Network. Er zijn echter nog steeds 3 manieren om de factuur in te dienen: 

1. Factuur via SAP Business Network (voorkeur) 

Via een gratis account kun je met de UvA samenwerken via het SAP Business Network. Hier kun je een inkooporder omzetten naar een factuur.  Werk je via het SAP Business Network, dan is dit handig om te weten:

• stuur geen aparte pdf meer per mail, alles verloopt via het systeem. 
• vul bij je bedrijfsprofiel het KvK nummer in bij ‘commerciële identificatie'. 

2. E-factuur via bijvoorbeeld Peppol

Kun je niet via het SAP Business Network werken, dan ontvangen wij de factuur graag elektronisch. Controleer of je boekhoudprogramma e-facturatieberichten (XML) kan versturen. Je boekhoudprogramma-leverancier kan je dit vertellen. 

Als je programma een koppeling heeft met Peppol, of je boekhoudprogramma-leverancier is aangesloten op Peppol via een provider zoals Storecove, kun je e-facturen versturen via het Peppol-netwerk. Bezoek de website van Peppol voor een overzicht van providers. 

Belangrijk: ook hier geldt: stuur geen aparte pdf meer per mail, alles verloopt via het systeem. 

Gebruik voor e-facturatie aan de UvA een van de volgende Btw-en KvK-nummers 

3. Factuur versturen per e-mail

Mocht het niet anders kunnen dan kun je de factuur versturen per e-mail. Dat werkt zo: 

• Ons bestelsysteem SAP Ariba stuurt je een mail met de opdracht in pdf-formaat. Deze neem je in behandeling door de orderbevestiging, inclusief verzend- of bezorgkosten, te sturen naar inkoop-fs@uva.nl   

• Verstuur je factuur tijdig, in pdf-formaat aan Factuur@uva.nl  en vermeld daarop: Universiteit van Amsterdam. T.a.v. Crediteurenadministratie , PO nummer [4800...], Postbus 49 , 1000 AA  Amsterdam (adres voor facturatie, niet voor aflevering) 

• Nadat je de order per mail hebt bevestigd krijg je 3x een geautomatiseerde herinnering, die kun je negeren.  

Vragen?

Heb je vragen over SAP Business Network? Kijk hier.
Heb je vragen over je factuur? Neem dan contact op met:

Contact

Servicedesk Administratief Centrum (AC)

• E-mail: servicedesk-ac@uva.nl
• Telefoon: +31 20 525 14 04
• Openingstijden: maandag t/m vrijdag, 08:30 - 17:30 uur