We ontvangen facturen graag elektronisch. Deze e-facturen kunnen op verschillende manieren worden aangeleverd. Welke manier het meest geschikt is hangt onder andere af van het boekhoudprogramma dat wordt gebruikt. Een goed vertrekpunt is om te bepalen of het boekhoudprogramma al zogenoemde e-facturatieberichten (XML) kan versturen (veel programma’s kunnen dit al). Informeer bij de leverancier van het boekhoudprogramma naar de mogelijkheden.

Als het boek­houd­pro­gram­ma een kop­pe­ling heeft met Pep­pol, of als de leverancier is aan­ge­slo­ten op Pep­pol via een pak­ke­ton­af­han­ke­lij­ke pro­vi­der (zo­als Storecove), dan kunnen e-fac­tu­ren worden verstuurd via het Pep­pol-net­werk. Be­kijk de web­si­te van Pep­pol voor een over­zicht van pro­vi­ders die de aansluiting op dit netwerk kunnen verzorgen.

Gebruik voor e-facturatie aan de UvA onderstaande gegevens.

Let op! Om de factuur tijdig af te kunnen handelen, vragen we de volgende gegevens te vermelden op de factuur. Deze gegevens kunnen worden opgevraagd bij de opdrachtgever of contactpersoon binnen de UvA.

• Een referentienummer:
  • een UvA-kostenplaats, of
  • een UvA-WBS-element, of
  • een UvA-ordernummer

• De naam van de contactpersoon: meestal is dit de UvA-medewerker die de bestelling plaatst of opdracht geeft.

Vermeld ook altijd het onderstaande adres op de factuur:

Universiteit van Amsterdam
t.a.v. Crediteurenadministratie
Postbus 49
1000 AA Amsterdam

De factuur moet altijd aan de wettelijke eisen voldoen. Een overzicht van deze eisen staat op de website van de Belastingdienst. De factuureisen gelden voor e-facturen en facturen die worden verstuurd per e-mail of per post.

De UvA is administratieplichtig vanwege de regeling Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD). Dit betekent dat als je in Nederland woont en een eenmanszaak hebt (zzp’er bent) en je op de factuur geen btw in rekening brengt, de UvA de betaling dient door te geven aan de Belastingdienst. Bijvoorbeeld als je gebruiktmaakt van de Kleineondernemersregeling (KOR) of een btw-vrijstelling. De UvA dient ook je BSN en geboortedatum aan de Belastingdienst door te geven. Vermeld daarom ook deze gegevens op de factuur, zodat de UvA tot betaling kan overgaan.

Nog niet overgestapt op e-facturatie? Dan kan de factuur voorlopig op 2 manieren worden aangeleverd.

• Per e-mail: mail de fac­tuur als PDF naar factuur@uva.nl.
• Per post: stuur de fac­tuur naar:
  Universiteit van Amsterdam
  t.a.v. Crediteurenadministratie
  Postbus 49
  1000 AA  Amsterdam

Let op: dit adres is alleen voor facturen, niet voor het afleveren van producten.