Projectmanagement

Samen met jou als opdrachtgever vormen we een projectgroep waarin we gezamenlijk de prioriteiten bepalen en vervolgens de taken verdelen: van tijdsplanning tot catering – wij trekken de kar, komen met suggesties en nemen hiervoor verantwoordelijkheid, natuurlijk in overeenstemming met jouw eisen en wensen.

Financiën en begroting

Een adequate budget- en kostenbewaking is de basis voor een succesvol evenement. Hoeveel geld is er beschikbaar en hoe blijf je binnen het budget? Wij stellen een congresbegroting op, sluiten contracten met leveranciers en betalen deze met de geïnde deelnemersgelden. Wij monitoren en blijven hierover in nauw contact met jou, want als opdrachtgever draag je uiteraard wel de financiële eindverantwoordelijkheid.

Sponsoring en subsidies

Om een congres te realiseren is soms financiële ondersteuning van buitenaf nodig. Wij helpen bij het opstellen van sponsorpakketten, het inrichten van een sponsormarkt en het innen van de gelden.

Event Design

Samen met jou en het projectteam komen we bijeen om het Event Design vorm te geven. In deze methode worden van alle betrokkenen de belangen verzameld. Deze verzameling belangen vormt de basis voor het uiteindelijke event concept. In een goed ontwerp voor een bijeenkomst is nagedacht over wie er komen en waarom ze komen. En als je weet wat je doel is, dan gaan we nadenken over hoe je dat doel het beste kunt bereiken. Zo halen we het beste resultaat uit jouw congres.

Online (hybride) events

De vraag naar online events wordt steeds groter. Wil je liever een deel online en een deel fysiek op een locatie organiseren, dan vertellen wij jou graag de mogelijkheden.

Locatie

Een goede locatie is belangrijk voor de uitstraling van het congres. Heb je al in ons portfolio gekeken naar onze diverse locaties? Wij hebben veel kennis van geschikte locaties in en rondom Amsterdam, zowel op de verschillende UvA-campussen als extern. Zo kunnen we je goed adviseren over de perfecte locatie, passend bij de doelgroep en doelstelling van jouw evenement. Ook regelen we de catering, audiovisuele ondersteuning en aankleding van de zalen.

Communicatie

Een goede opkomst is essentieel voor het succes van het congres. Onze persvoorlichters en UvA-communicatieprofessionals van Bureau Communicatie weten hoe ze de juiste doelgroep bereiken en welke middelen daarvoor nodig zijn. Wij kunnen je met ze in contact brengen. Als onderdeel van dit bureau kennen wij de cultuur en stijl van de UvA – we voeren het evenement altijd uit in overeenstemming daarmee. Ook kunnen we je helpen met de ontwikkeling en het design van een website of app.

Abstracts

Met behulp van een online tool (geïntegreerd in de deelnemersregistratie) zorgen wij ervoor dat het hele traject, van de call for abstracts tot en met de beoordeling door reviewers en de acceptatie, efficiënt en overzichtelijk verloopt.

Deelnemers en registratie

Wij beheren het deelnemerssecretariaat (informeren, bevestigen, innen van deelnemersgelden) en ontwerpen een webpagina waarop de deelnemers zich online kunnen registreren, inclusief betaaldienst (iDEAL, PayPal en creditcard). Wij zorgen voor het opstellen van visabrieven, sturen deelnemerscertificaten en regelen de naambadges.

Catering

Wij zorgen graag goed voor je gasten. Voor ieder budget kunnen wij kwalitatief goede catering serveren. Ontvangsten, pauzes, lunches en diners: we hebben met veel leveranciers al samengewerkt. Ook dagen we graag onze huiscateraar Cirfood uit om met een mooi cateringvoorstel te komen voor onze (internationale) gasten.

Sociaal programma

Belangrijk op een congres zijn de netwerkmomenten. Hierin zijn allerlei variaties mogelijk, denk bijvoorbeeld aan excursies, recepties en diners. Wij denken graag mee over creatieve opties.

Tijdens het evenement

Op de dag zelf zorgen wij voor de coördinatie van het gehele programma, wij ontvangen en begeleiden de sprekers, sponsoren en deelnemers. Jij kunt je volledig concentreren op het contact met de sprekers, de deelnemers en de inhoud van het programma. Onvoorziene zaken en onverwachte situaties? Wij leiden ze in goede banen.