Congresplanning en -management

De logistieke organisatie.

• Opstellen van een tijdsplanning
• Opstellen van een draaiboek
• Voeren van overleg met het (lokale) organisatiecomité
• Onderhouden van contacten met leveranciers

Financiën en begroting

Dankzij ons brede netwerk binnen de stad Amsterdam kunnen wij goede prijsafspraken aanbieden. Voor onze interne opdrachtgevers vervalt de 21% BTW over onze dienstverlening.

We maken een heldere begroting. Dat kan een begroting zijn van onze uren, maar ook een volledige congresbegroting. Onze ervaring staat borg voor een degelijke begroting die achteraf geen grote verrassingen kent. Ook voor onderhandelingstrajecten met locaties en leveranciers kun je op onze expertise rekenen.

• Opstellen, bewaken en bijstellen van een congresbegroting
• Innen van deelnemers- en sponsorgelden
• Betalen van en contracten afsluiten met leveranciers
• Bijhouden van debiteuren- en crediteurenadministratie
• Opstellen van een definitieve eindafrekening

Deelnemers en registratie

De communicatie met deelnemers en sprekers voorafgaand aan het congres is medebepalend voor de ervaring en beleving. Wij zijn als congressecretariaat het aanspreekpunt. We verzorgen de online registraties, innen de deelnemersgelden, werken samen met de RAI Hotelservice voor het boeken van hotelkamers en zorgen voor congresmaterialen voor alle deelnemers.

• Secretariaat (informeren, bevestigen, factureren, correspondentie met deelnemers)
• Ontwerpen van een webpagina waarop de deelnemers zich online kunnen registreren, inclusief betalingsmodule (iDEAL, PayPal en creditcard)
• Tussentijdse rapportages over aantallen deelnemers om eventueel tijdig programma en deelnemerswerving bij te sturen
• Toesturen van certificate of attendance
• Opstellen van visabrieven
• Printen van badges
• Samenwerking met RAI Hotelservice voor het boeken van hotelaccommodatie deelnemers
• Verzorgen van materialen zoals congrestassen, pennen en gadgets
• Opstellen en toesturen van evaluatieformulieren naar alle deelnemers na afloop van het evenement

Locatie

Een goede locatie is belangrijk voor de uitstraling van het congres. Wij hebben veel kennis van geschikte locaties in Amsterdam, zowel op de verschillende UvA-campussen als extern. Zo kunnen we je goed adviseren over de perfecte locatie voor je evenement. Daarbij verliezen we nooit de doelgroep en doelstellingen uit het oog. Daarnaast regelen we de catering, audiovisuele ondersteuning en aankleding van de zalen.

• Adviseren over en zoeken van een geschikte congreslocatie
• Onderhouden van contacten met de congreslocatie
• Regelen van de catering
• Regelen van audiovisuele ondersteuning
• Zorgdragen voor aankleding van de zalen en bewegwijzering
• Inrichten van een informatie- en sponsormarkt
• Inrichten van een postersessie
• Aanvragen van facilitaire zaken zoals extra beveiliging en schoonmaak

Abstracts

Abstracts (of korte samenvattingen) zijn een belangrijk onderdeel van het wetenschappelijke programma tijdens een congres. Bij de organisatie van een congres waarbij verschillende auteurs papers indienen, kan de abstract handling zeer tijdrovend zijn. Met behulp van een online tool zorgen wij ervoor dat dit hele traject (van de call for abstracts tot en met de beoordeling door reviewers en acceptatie) efficiënt en overzichtelijk verloopt.

• Online indienen van contributies (abstracts/papers/posters e.d.) door auteurs
• (Automatisch) toewijzen van reviewers aan contributies
• Online reviewproces op basis van verschillende criteria, bijv. een gemiddeld eindcijfer
• Goedkeuren/afwijzen van abstracts
• (Groeps)berichten sturen naar auteurs en/of naar reviewers
• Duidelijke overzichten, exports en feedback voor jou als organisator

Sponsoring en subsidies

Om een congres te realiseren is soms financiële ondersteuning van buitenaf nodig. Wij helpen graag bij het opstellen van sponsorpakketten. Daarnaast kunnen we aansluiten op het congresbeleid van de gemeente Amsterdam waarbij onder bepaalde voorwaarden tickets voor een gratis rondvaart uitgegeven worden of een welkomstreceptie in het Amsterdam Museum georganiseerd kan worden.

• Samenstellen van sponsorpakketten
• Innen van sponsorgelden
• Inrichten van een sponsormarkt (stands)
• Aansluiten op congresbeleid van de gemeente Amsterdam (gratis rondvaart of een receptie in het Amsterdam Museum)
• Coördineren van gesponsorde onderdelen zoals symposia, banners, leveren congrestas/map/schrijfblok, receptie/drankjes

Sociaal programma

• Organiseren van congresdiners en recepties
• Organiseren van entertainment tijdens het congres
• Organiseren van partnerprogramma’s
• Verzorgen van vervoer tussen congreslocaties en sociaal programma

Communicatie

Een goede opkomst is essentieel voor het succes van het congres. Het is dus belangrijk dat je de doelgroep weet te bereiken en daar de juiste middelen voor inzet. Wij brengen je in contact met onze interne UvA communicatieprofessionals en persvoorlichters.

• Ontwikkelen en vormgeven van de website
• Samenwerken met grafisch ontwerper (logo, huisstijl congreswebsite)
• In contact brengen met ontwikkelaar Congres app (in ontwikkeling)
• Inschakelen van en contact onderhouden met professionele tolken
• Inhuren van tolkenapparatuur
• In contact brengen met UvA-communicatieprofessionals voor promoten van congres

Tijdens het evenement

Het zichtbaarste deel van de organisatie: het evenement zelf. Wij stellen hier een draaiboek voor op (met het hele evenementprogramma van A tot Z) en zorgen voor de coördinatie op de dagen van het congres. We regelen hosts (vaak in de vorm van ‘werkstudenten’) voor deelnemersregistratie en ontvangst van de sprekers. Ook houden we de regie over het volledige programma en de parallelle sessies. Kortom: het volledige eventmanagement. Alle logistiek is onze zorg, zodat jij je kunt richten op de inhoud van de dag en op je gasten.

• Coördinatie opbouw en uitvoering
• Ontvangst deelnemers
• Onsite registratie en betalingen
• Uitgeven van badges
• Begeleiding sprekers en sponsoren
• Centraal aanspreekpunt
• Begeleiding sociale programma en excursies
• Alle onderdelen vlekkeloos laten verlopen
• Checken van catering, techniek, schoonmaak e.d.