Oriëntatie

Waar begin je als je een congres gaat organiseren? Een congres op touw zetten bestaat uit veel facetten. We nodigen je uit om al in een vroeg stadium met ons te praten over je plannen. Hoe eerder je ons deelgenoot maakt van je ideeën, hoe beter ons team in staat is om mee te denken en je te helpen bij het neerzetten van een succesvol evenement.

Contract

Tijdens een intakegesprek bespreken we graag wat we voor je kunnen betekenen. Op basis van dit gesprek stellen we een offerte op. Het aantal uren dat met de organisatie gemoeid is, schatten we vooraf nauwkeurig in. We werken op basis van nacalculatie; dit houdt in dat we alleen daadwerkelijk gewerkte uren doorberekenen. Mochten er meer uren nodig zijn dan geoffreerd, dan geven we dit tijdig aan. Voor deelnemersregistratie en abstract handling geldt geen uurtarief, maar een tarief per deelnemer of abstract. Het uiteindelijke contract bestaat uit een beschrijving van de opdracht, de gekozen diensten met bijbehorende ureninschatting, de tarieven en de (annulerings)voorwaarden. Voor interne opdrachtgevers (gelieerd aan de UvA) hanteren we een speciaal tarief dat lager is dan dat van externe commerciële evenementenbureaus. 

En dan begint het...

Als de offerte door beide partijen is ondertekend, begint ons werk (zie de pagina Werkzaamheden). We houden voortdurend de planning en begroting in de gaten en zorgen dat je op de hoogte blijft van de voortgang. Samen met jou en eventuele collega’s vormen we het projectteam. In de aanloop naar het evenement moeten 1001 dingen besloten worden. Een groot deel kunnen wij voor onze rekening nemen, natuurlijk altijd met jouw wensen in ons achterhoofd.

On site management

Het meest zichtbare deel van de organisatie: het congres zelf. Wij stellen hier een draaiboek voor op en zorgen vervolgens voor de coördinatie en regie van de uitvoering. Tijdens het congres zijn een of meer medewerkers van onze afdeling aanwezig om alles waar we verantwoordelijk voor zijn in goede banen te leiden en deelnemers en sprekers te ontvangen.

Na afloop

Na het congres zorgen we voor de financiële afhandeling. Ook bespreken we natuurlijk graag in een evaluatiegesprek hoe de samenwerking is verlopen.