Declareren bij de FMG (voor onderzoekers)

Regels per 1 januari 2016

Medewerkers bij FMG die kosten maken voor hun werk of onderzoek kunnen deze kosten – na goedkeuring – terugvragen bij de programmagroep/instituut/afdeling, of – als er sprake is van een extern gefinancierd onderzoeksproject – ten laste brengen van een (hun) project(en).

Sinds januari 2016 gelden er een aantal (nieuwe) regels op verschillende gebieden. Alle oude instructies, die vóór 2016 zijn opgesteld, vervallen hiermee:

  • Regels en voorwaarden voor het declareren
  • Aanschaffen van goederen/diensten (voor projecten)
  • Specifieke afspraken voor onderzoeksprojecten

1. Declaratieproces

1.1 Indiening via de Zelfbediening

Via de Zelfbediening kunt u declaraties indienen ten laste van een project/WBS nummer/kostenplaats. Er is een werkinstructie beschikbaar.

1. Controleer de scans op leesbaarheid; als een scan niet leesbaar is, kunt u deze niet declareren.

2. Bewaar de originele bonnen en facturen minimaal twee jaar; dat is de termijn die de Belastingdienst op dit moment stelt. Indien de Belastingdienst akkoord gaat met de UvA/FMG-procedure, vervalt deze eis. Zodra dat het geval is, wordt dit gecommuniceerd. Het is niet mogelijk bestanden groter dan 20MB te uploaden, ZIP-files zijn niet mogelijk.

3. De UvA / FMG hanteert geen standaard dagvergoedingen bij buitenlandse bezoeken. Kosten voor dagelijkse uitgaven zoals maaltijden worden alleen vergoed als u de originele bonnen indient en als ze zijn opgenomen in de goedgekeurde begroting. Hierbij geldt als voorwaarde dat de kosten binnen redelijke grenzen blijven, afhankelijk van het bezochte land.

4. De kosten voor logies en maaltijden en het dagelijkse lokale vervoer mogen niet hoger zijn dan de in de richtlijnen genoemde bedragen. Dit zijn zeer behoorlijke bedragen en dus absolute maxima. Bedenk dat we met publiek geld werken en dus niet hoeven te overnachten voor de genoemde maxima.

5. Uitgaven die niet waren opgenomen in de oorspronkelijke begroting (of later d.m.v.  een bijstelling zijn opgenomen) en door het Onderzoeksinstituut / Programmagroep niet goedgekeurd zijn, worden niet vergoed.

6. Bij declaraties met meer dan drie bonnen dient u ook gebruik te maken van een zogeheten voorblad bij de declaratie. Hierop geeft u de nummers van de bonnen aan, datum, valuta, omschrijving en een toelichting + een eventuele link naar projectwebsite/congres etc.

7. Vul dit voorblad in (het totaalbedrag moet uiteraard overeenkomen met de declaratie zoals die in de Zelfbediening staat), print het en scan het samen met de bonnen. Voeg het geheel toe bij de declaratie in de Zelfbediening.

8. Heeft u verschillende reizen gemaakt? Gebruik per reis een nieuwe declaratie. 

9. Alle kosten die in buitenlandse valuta zijn gemaakt, moeten - naast de bon/factuur - vergezeld gaan van bankafschriften of andere documenten waaruit de werkelijke wisselkoers (kijk hiervoor op internet), op de dag van aankoop / factuur blijkt. In het geval van de afwikkeling van een voorschot gebruik dan de wisselkoers op de dag van de bon/factuur; dus de koers van de dag waarop de kosten zijn gemaakt. Informatie over wisselkoersen voor alle landen vindt u op internet.

10. Kosten voor zaken als roomservice, filmhuur in hotels en het gebruik van de minibar en niet project gerelateerde activiteiten worden niet door de UvA vergoed.

11. Geef bij gemaakte treinreizen voor werk-werk verkeer aan waarvoor de reis was en welke persoon/personen / instantie(s) is/zijn bezocht. Alleen tweedeklasplaatsbewijzen worden vergoed, voor vliegreizen worden alleen economy class tickets terugbetaald.

12. Voor reizen met (uw eigen) auto ontvangt u een vergoeding van 0,19 cent per kilometer, op voorwaarde dat er praktische redenen zijn om met de auto te reizen, bijvoorbeeld wanneer er geen andere adequate wijze van vervoer, zoals trein of bus beschikbaar is. Parkeerkosten worden in principe niet vergoed. Geef bij uw declaratie de reden op, de postcodes van uw vertrekplaats en uw bestemming, en het aantal kilometers dat u heeft gereden. Gebruik hiervoor het formulier.

13. Tenzij u uitdrukkelijke toestemming hebt van de sponsor of OZI/programmagroep is de volgende regel van toepassing: In principe hoeft UvA/FMG geen vergoeding te geven voor de productie, publicatie en aanschaf van boeken etc. (soms met uitzondering van proefschriften). Bij sommige programma’s/subsidiegevers is het mogelijk deze kosten mee te begroten.

14. Aangezien alle desktops bij de FMG zijn vervangen door laptops is het in principe niet langer mogelijk om een laptop aan te schaffen van uw 1e geldstroom-onderzoeksbudget. Heeft u een laptop nodig die voldoet aan zeer specifieke eisen (bijvoorbeeld groot intern geheugen in verband met complexe berekeningen of fMRI imaging), dan neemt u die uitgave op in uw projectbudget en laat u deze goedkeuren door NWO/EU. Neem voor eventuele uitzonderingen (inverdiende gelden) contact op met het OZI/programmagroep en stuur de toestemming mee met de declaratie. Voor laptops die op deze manier worden aangeschaft dient een aparte verklaring zakelijk gebruik te worden getekend.

15. Onderzoeksmiddelen en apparatuur, zoals opname-apparaten, materiaal voor veldonderzoek, software enz. mogen alleen worden gekocht indien ze werden opgenomen in de door Onderzoeksinstituut / Programmagroep goedgekeurde begroting en/of indien deze door de subsidiegever worden vergoed. Als de spullen worden verkocht bij terugkeer naar Nederland, moeten de opbrengsten worden opgenomen in uw verzoek om terugbetaling.

16. Als u gedeelde kosten declareert (factuur/bon splitst) geef dan een toelichting; welke kosten en met wie u die deelt en waarom.

1.2 Verantwoording (scans) bij declaraties

U kunt alleen een declaratie indienen als u (een combinatie van) geldige bewijsstukken indient. Alleen overzichten van creditcard- of rekeningafschrijvingen en/of e-tickets zijn niet geldig. Het moet, kortom, duidelijk zijn wat precies de kosten zijn, wanneer en waarvoor ze zijn gemaakt en dat ze zijn gemaakt. Alleen reserveringen, e-mail bevestigingen van bestellingen zijn dus onvoldoende.

Hoe moet het dan wél?

  • Lever bij hotelovernachtingen / bestellingen et cetera altijd in:

1. Een scan of kopie van een bankafschrift / creditcardafschift (niet copypasten naar Word!) met daarop in elk geval de datum van betaling, het bedrag en uw naam. Uiteraard mag u overige gegevens onleesbaar maken. Een Word-bestand kan worden bewerkt en wordt dus niet door controlerende accountants geaccepteerd.
2. De bijbehorende factuur (liefst op naam), waarop duidelijk de kosten staan vermeld. Alleen een reservering is onvoldoende. Hetzelfde geldt voor AirBnB- en privé-accommodatie.

  • Lever bij vliegreizen altijd in:

1. Een scan / kopie van uw creditcard- of bankafschrift
2. Een e-ticket én de boarding passes. (Let op: Onze externe accountant stelt het volgende: alleen een (e)ticket is onvoldoende omdat dit niet voldoende zekerheid geeft of de reis daadwerkelijk is gemaakt; je kunt annuleren, (deels) de kosten terug ontvangen en die ook nog declareren. Als je geen fysieke boarding pass ontvangt kun je de elektronische omzetten in PDF en die gebruiken bij de declaratie, anders zou je dit kunnen aantonen doordat er een hotel is geboekt en betaald tijdens deze reis, je naam staat vermeld in de bijdragen van het congres/ notulen van vergadering o.i.d. Je moet dus aantonen dat je de reis daadwerkelijk hebt gemaakt!)

  • Lever bij OV-reizen met OV-chipkaart altijd in:

1. Transactieoverzicht met de relevante reizen (daarvoor is het belangrijk dat u zich registreert op de OV Chipkaart-website) óf:
2. U kunt ook een afdruk maken van je 10 meest recente reizen bij een GVB-verkoop- en oplaadapparaat. U kunt dit gebruiken als bewijs van betaling als in combinatie met een kopie van je OV-chipkaart waarop uw naam en chipnummer staan weergegeven. Schrijf met een pen erbij waarom de reis is gemaakt.

  • Representatie: Facturen/bonnen van restaurants, cadeaus voor informanten etc. dient u in met vermelding van de gelegenheid en de aanwezigen/ontvangers. U mag een redelijke fooi van maximaal 10% bovenop (restaurant)rekeningen geven.

2. Aanschaffen van goederen/diensten (voor projecten)

Als u zaken (goederen of diensten) wilt aanschaffen (voor een project) gelden de volgende afspraken:

1. Kijk of de UvA vaste afspraken (mantelcontracten) heeft met leveranciers. Vraag bij het secretariaat van OZI/programmagroep aan degene die de bestellingen doet wat u rechtstreeks kunt bestellen (zaken als: bloemen- en boekettenleveringen, buitenlandse dienstreizen, drukwerk, evenementenbenodigdheden, gereedschappen en (bevestigings)materialen, hotelaccommodaties, kantoorartikelen, telefoons, pc's, vergaderplekken). Voor zaken waarvoor de UvA geen afspraken heeft met vaste leveranciers kunt u in het bestelsysteem Order Direct een verzoek zetten (een zogeheten ‘FreeFormat-bestelling’) die door de afdeling inkoop wordt afgehandeld.  Door van Order Direct gebruik te maken, weet u zeker dat u een goede prijs betaalt en voldoet aan alle wet- en regelgeving omtrent inkoop/aanbesteding. Bovendien hoeft u niets voor te schieten en te declareren.

2. Mocht u wel zelf goederen/diensten aanschaffen, zorg er dan voor dat ze op naam van de afdeling/OZI/programmagroep worden besteld. Als u het namelijk op eigen naam bestelt, loopt u het risico dat de Belastingdienst dit ziet als ‘loon in natura’ en dan moet u (of de UvA) er belasting over betalen.

3. Neem voor het aanschaffen van (onderzoeks)apparatuur  boven de € 1.000 eerst contact op met Marco Teunisse van LAB (TOP).

4. Voor het boeken van accommodatie voor gasten heeft de UvA een aantal afspraken met hotels in Amsterdam. Door hiervan gebruik te maken, krijgt u korting. Ook is het administratief eenvoudiger omdat het hotel een factuur stuurt en u, of uw gast, niets hoeft voor te schieten en te declareren.

5. Laat facturen digitaal sturen naar: factuur@uva.nl. De factuur en de bijbehorende bijlagen dienen als één pdf-bestand te worden ingediend, gericht aan: Universiteit van Amsterdam  t.a.v. Crediteurenadministratie. Iedere factuur moet daarnaast voorzien zijn van: a. het referentienummer: een UvA-kostenplaats, een UvA-WBS-element of een UvA-ordernummer, b. de contactpersoon: meestal betreft dit degene die de bestelling opgeeft. Voor de eigen administratie heeft de leverancier adresgegevens van de UvA nodig. Gebruik hiervoor Postbus 49, 1000 AA Amsterdam. De leverancier moet de factuur echter sturen naar het hierboven genoemde e-mailadres.

In de UvA inkoopregels staat het volgende vermeld:

a) Bij zogenoemde enkelvoudige aanbestedingen (losse inkopen) tot een bedrag van € 50.000 volstaat een enkele offerte. Het dossier dient te bestaan uit de offerteaanvraag, de ingediende offerte en de opdracht/contract. Het is echter wel aan te raden even kort te kijken of er prijsverschillen zijn tussen leveranciers (korte marktverkenning) en eventueel meerdere offertes aan te vragen.

b) Inkoop van goederen/diensten voor een bedrag hoger dan € 50.000 en/of met een lange contractperiode o.i.d., dient te worden gemeld bij facilitaire zaken voor ondersteuning bij het offerte traject, gunning en contractonderhandelingen: inkoop-fs@uva.nl

3. Specifieke afspraken voor onderzoeksprojecten

  • Bij VAR-betalingen aan studentenassistenten/proefpersonen etc. (medewerkers zonder dienstverband) dient u een goedgekeurd urenoverzicht bij te voegen.
  • Bij beloningen in VVV-bonnen (of andere bonnen) moet u een getekende ontvangstlijst bijvoegen.

Inkopen voor EU-gefinancierde projecten dienen aan het volgende EU criterium te voldoen:

“Any subcontract, the costs of which are to be claimed as an eligible cost, must be awarded to the bid offering best value for money (best price-quality ratio), under conditions of transparency and equal treatment”.

Om hieraan te voldoen, gelden de volgende – aanvullende – afspraken voor EU-projecten:

  • Voor inkopen van goederen en diensten tussen € 5.000 en € 50.000 dienen minimaal 3 offertes te worden gevraagd. U kunt via OrderDirect hulp vragen van inkoop hierbij.
  • Vooraf dient kort te worden omschreven waarop er geselecteerd zal worden.
  • Kort verslag van de gunning.
  • Stukken moet u toevoegen aan het projectdossier.

Gepubliceerd door  Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen

13 december 2017