Voor de beste ervaring schakelt u JavaScript in en gebruikt u een moderne browser!
EN uva.nl

Declaraties externen

Medewerkers die niet in dienst zijn en studenten van de UvA die een declaratie willen indienen, kunnen onderstaand webformulier invullen. Er is ook een Engelstalig formulier beschikbaar.

Het declaratieformulier is bedoeld voor diegenen die kosten hebben gemaakt, of diensten hebben verleend aan de UvA die niet via de reguliere salarisbetaling betaald kunnen worden. Het formulier is niet bedoeld voor externen die in dienst zijn van een detacheringsbureau. Zij kunnen extra kosten die ze hebben gemaakt, of die ze zullen maken tijdens het werk voor de UvA, declareren bij hun eigen werkgever. Ben je een eenmansbedrijf, stuur dan een factuur.

Declaratieformulier externen

Aandachtspunten bij het invullen van het declaratieformulier

  • Je kunt alleen in euro’s declareren. Gebruik voor het omrekenen van vreemde valuta een online rekentool.
  • Zorg dat je het juiste banktype selecteert. Als je twijfelt over IBAN, SEPA of non-SEPA, neem dan contact op met je bank.
  • Zorg dat je de originele betaalbewijzen meestuurt met het formulier. Let op: het is alleen mogelijk om pdf-bestanden als bijlage toe te voegen.
  • Kilometervergoeding declareren? Zorg voor een afdruk van bijvoorbeeld de Routeplanner of Google Maps.
  • Meerdere bewijsstukken voor een kostensoort? Nummer je bonnen en neem de nummers op in de omschrijving. Maak bij meer dan drie bonnen één overzicht en voeg dat als pdf-bijlage toe. De budgethouder kan het totaalbedrag dan makkelijk controleren.
  • De FMG stelt aanvullende eisen aan het indienen van een declaratie. Zie hiervoor de instructies.  

Als je je declaratie hebt ingediend, krijg je een ontvangstbevestiging en word je op de hoogte gehouden van de voortgang. Keurt de budgethouder een declaratie bijvoorbeeld af omdat er gegevens ontbreken? Dan krijg je daarvan bericht met het verzoek om de declaratie opnieuw in te dienen. Als de budgethouder de declaratie goedkeurt, gaat de UvA binnen twee werkdagen over tot betaling. Ook hierover ontvang je bericht.

Contact Servicedesk Administratief Centrum (AC)

T: 31 (0)20 525 1404
E: servicedesk-ac@uva.nl