Declaraties externen

Medewerkers die niet in dienst zijn en studenten van de UvA die een declaratie willen indienen kunnen onderstaand webformulier invullen. Er is ook een Engelstalig formulier beschikbaar.

Het declaratieformulier is bedoeld voor diegenen die kosten hebben gemaakt, of diensten hebben verleend aan de UvA die niet via de reguliere salarisbetaling betaald kunnen worden. Het formulier is niet bedoeld voor externen die in dienst zijn van een detacheringsbureau. Zij kunnen extra kosten die zijn gemaakt, of die zij zullen maken tijdens het werk voor de UvA, declareren bij hun eigen werkgever. Ben je een eenmansbedrijf, stuur dan een factuur.

Aandachtspunten bij het invullen van het declaratieformulier:

  • Declareren kan alleen in euro’s. Gebruik voor het omrekenen van vreemde valuta een online rekentool.
  • Zorg dat je het juiste banktype selecteert. Als je twijfelt over IBAN, SEPA of non-SEPA, neem contact op met je bank.
  • Zorg dat je de originele betaalbewijzen meestuurt met het formulier. Let op: het is alleen mogelijk om pdf-bestanden als bijlage toe te voegen.
  • Kilometervergoeding declareren? Zorg voor een uitdraai van bijvoorbeeld de Routeplanner of Google Maps.
  • Meerdere bewijsstukken voor een kostensoort? Nummer je bonnen en neem de nummers op in de omschrijving. Maak bij meer dan drie bonnen één overzicht en voeg dat als pdf-bijlage toe. Het totaalbedrag voor die kostensoort kan dan makkelijk gecontroleerd worden door de budgethouder.
  • De FMG stelt aanvullende eisen aan het indienen van een declaratie. Zie hiervoor de instructies.  

 Na indienen krijg je een ontvangstbevestiging en word je op de hoogte gehouden van de voortgang. Wordt een declaratie bijvoorbeeld afgekeurd door de budgethouder omdat er gegevens ontbreken? Dan ontvang je daarvan bericht met het verzoek om de declaratie opnieuw  in te dienen. In het geval de budgethouder de declaratie goedkeurt, gaan we binnen twee werkdagen over tot betaling. Ook hierover ontvang je bericht.

Medewerkers in dienst van de UvA

De declaratieprocedure voor medewerkers in dienst van de UvA staat op de medewerkerssite onder Declaraties en voorschotten.

Gepubliceerd door  Administratief Centrum

13 april 2018