Medewerkers die niet in dienst zijn en studenten van de UvA die een declaratie willen indienen, kunnen onderstaand webformulier invullen.
Het declaratieformulier is bedoeld voor diegenen die kosten hebben gemaakt, of diensten hebben verleend aan de UvA. Via onderstaande verwijzing is ook een Engelstalig formulier beschikbaar.
Het formulier is niet bedoeld voor externen die in dienst zijn van een detacheringsbureau. Zij kunnen extra kosten die ze hebben gemaakt, of die ze zullen maken tijdens het werk voor de UvA, declareren bij hun eigen werkgever. Ben je een eenmansbedrijf, stuur dan een factuur.
Heb je een dienstverband bij de UvA, dan dien je een declaratie in via de Zelfbediening, ook als je iets declareert met terugwerkende kracht (voor aanvang van je dienstverband).
Aandachtspunten bij het invullen van het declaratieformulier
Je kunt alleen in euro’s declareren. Gebruik voor het omrekenen van vreemde valuta een online rekentool.
Zorg dat je het juiste banktype selecteert. Als je twijfelt over IBAN, SEPA of non-SEPA, neem dan contact op met je bank.
Zorg dat je de originele betaalbewijzen meestuurt met het formulier. Let op: het is alleen mogelijk om pdf-bestanden als bijlage toe te voegen.
Een kilometervergoeding declareren? Zorg voor een afdruk van bijvoorbeeld de Routeplanner of Google Maps.
Heb je meerdere bewijsstukken voor een kostensoort? Nummer je bonnen en vermeld de nummers in de omschrijving. Maak bij meer dan 3 bonnen één overzicht en voeg dat toe als pdf-bijlage. De budgethouder kan het totaalbedrag dan makkelijk controleren.
De FMG stelt aanvullende eisen aan het indienen van een declaratie. Zie hiervoor Declaraties bij de FMG.
Als je je declaratie hebt ingediend, krijg je een ontvangstbevestiging en word je op de hoogte gehouden van de voortgang. Keurt de budgethouder een declaratie bijvoorbeeld af omdat er gegevens ontbreken? Dan krijg je daarvan bericht met het verzoek om de declaratie opnieuw in te dienen. Als de budgethouder de declaratie goedkeurt, gaat de UvA binnen 2 werkdagen over tot betaling. Ook hierover ontvang je bericht.
De UvA gebruikt cookies voor het meten, optimaliseren en goed laten functioneren van de website. Ook worden er cookies geplaatst om inhoud van derden te kunnen tonen en voor marketingdoeleinden. Klik op ‘Accepteer alle cookies’ om akkoord te gaan met het plaatsen van alle cookies. Of kies voor ‘Weigeren’ om alleen functionele en analytische cookies te accepteren. Lees ook het UvA Privacy statement.